28/7/16

Funciones administrativas básicas

EL PROCESO A SEGUIR PARA ADMINISTRAR:

Cada una de las funciones que un administrador realiza, encierra una serie de hechos que son necesarias y de mucha utilidad para que una organización logre sus objetivos.

El proceso administrativo se desarrolla paralelamente o simultáneamente en atención a las necesidades y objetivos de la organización.

  1. PLANIFICACION
  2. ORGANIZACION
  3. DIRECCION
  4. CONTROL





1.- PLANIFICACIÓN:

Es el primer paso y consiste en decidir por adelantado qué hacer, cómo, cuando hacerlo y quien ha de hacerlo. Es la teoría de todo lo que se piensa realizar y lo que conlleva.

            El planeamiento traza un camino a seguir para el futuro, es una toma de decisiones de lo que debe hacerse en el futuro. Con este primer proceso le empezamos a dar forma a lo que realmente deseamos.

Ventajas:
            -Ayuda a contrarrestar el cambio
            -Concentra la atención en los objetivos
            -Ayuda a bajar los costos
            -Facilita el control
 
ELEMENTOS

La Misión:
Es la declaración de los propósitos, de las actividades y de los responsables del logro de los objetivos. Es saber y entender cuales son tus objetivos que debes cumplir.

La Visión:
Señala hacia donde se quiere estar dentro de un período determinado de tiempo. Es todo lo que la empresa quiere llegar a ser.

Los Objetivos:
Constituyen el plan inicial y básico. Representan los fines hacia los cuales se dirige toda la actividad que se haga, se clasifican en Generales (Todo) y específicos (dentro del todo).

Las Políticas:
Son lineamientos o normas generales que guían a la toma de decisiones.


Estrategia:
Es la política de acción, es la forma como se logra que se cumplan las políticas.


EL PROCESO DEL PLANEAMIENTO 




1.-DEFINIR EL OBJETIVO                                  
2.-RECOPILAR INFORMACIÓN                        
3.-DESARROLLAR ALTERNATIVAS               
4.-ANALISAR ESAS ALTERNATIVAS             
5.-ELECCION DE LA ALTERNATIVAS            
6.-EJECUCION DEL PLAN                                 
7.-CONTROL DEL PLAN                                     


2.-LA ORGANIZACIÓN:

Es la segunda etapa del proceso y consiste en agrupar las actividades necesarias para lograr objetivos, se le asigna a cada grupo un administrador con autoridad para supervisarlo y el establecimiento de las medidas necesarias para entablar una coordinación horizontal y vertical en la estructura organizativa de la empresa.

ELEMENTOS DE UNA ORGANIZACIÓN:

a.-Personas:
Es el grupo humano que conforma una organización y cada uno aporta: experiencias, habilidades, aptitudes, conocimientos, etc.

b.-Actividades:
Esto es el proceso de departamentalización y constituye en asignar las tareas y responsabilidades a cada persona.

c.-Relaciones de autoridad:
A medida que la organización aumenta de tamaño, la interdependencia se hace mas compleja y se necesita una efectiva DELEGACIÓN DE AUTORIDAD, acompañado por el establecimiento de jerarquías.


Proceso de Organizar:
1.-ESTUDIAR EL PLAN DE LA EMPRESA
2.-DEPARTAMENTALIZACION
3.-DESCRIBIR LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD ORGANIZACIONAL
4.-ASIGNAR EL PERSONAL REQUERIDO
5.-DELEGAR AUTORIDAD
6.-ELABORAR EL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO O EMPRESA



ORGANIGRAMA JERARQUICO:

Es un bosquejo o gráfico en donde se establece la DEPARTAMENTALIZACION de los cargos con las funciones de todos los integrantes de una organización.

Establece los cargos y las funciones de cada uno.


3.- DIRECCION:

Es el tercer proceso administrativo, llamada también actuación o ejecución.

Aquí se fortalece la relación interpersonal entre una persona que orienta, guía, toma decisiones y coordina, con un administrador y un grupo de subordinados.
Elementos de la dirección:

a.-Coordinación:

Abarca, principalmente las relaciones que existen entre las tareas y actividades, estas deben ajustarse en forma y tiempo al logro de un objetivo o finalidad general.

b.-Supervisión:

Es el personal que se encarga de verificar y controlar la ejecución de las tareas asignadas. Se caracteriza por ser un líder con autoridad, poder y responsabilidad.


c.-Motivación y desempeño:
UNA ALTA MOTIVACIÓN se caracteriza por recompensar la labor bien hecha y/o servir de apoyo cuando así se requiera.

Técnicas de motivación:
            -Dar participación a los trabajadores en la toma de decisiones
            -Fomentar la interacción
            -Dar responsabilidad por las tareas asignadas
            -Retroalimentación oportuna
            -Aumento de sueldo
            -Felicitar
            -Estudios o cursos

d.-Liderazgo:

Es la técnica que usa un líder como recurso para lograr que las personas le sigan.

LIDER: 

Es la persona que posee diversas cualidades, y logra influir en el comportamiento humano de las personas que le rodean.

Características de un buen líder:
-Flexibilidad
-Equidad y Justicia
-Honestidad
-Responsabilidad
-Conocimiento y Cultura General
-Motivación al Logro
-Iniciativa y Capacidad Emprendedora
-Visión de Futuro

TIPOS DE LIDERAZGO:

DEMOCRATICO:
Llamado así por su característica de pedir opiniones y escuchar sugerencias, pero siempre es el líder el que tomará la decisión.

AUTOCRÁTICO:
Este líder no consulta ni pide opiniones, es tajante en sus decisiones y sin derecho a replica las hace cumplir.

LIBERAL:
Este líder deja que sus trabajadores tomen las riendas de todo.


e.-La Comunicación:
Es el proceso mediante el cual se cumplen con la funciones administrativas: Planificar, organizar, dirigir y controlar.
Dentro de una organización es muy común encontrarse con Barreras que hacen imposible la efectiva comunicación.


4.-EL CONTROL:
Este cuarto proceso administrativo, se detectan fallas y se corrigen los errores para que no vuelvan a ocurrir. Esto se hace en conjunto con la planificación, supervisión y evaluación de los resultados obtenidos.
AQUÍ SE REVISA LO QUE OCURRE CONSTANTEMENTE Y SE ANOTA TODO PARA SU ANÁLISIS. ESTA DE LA MANO CON LA PLANIFICACIÓN, DEBIDO A QUE SE COMPARA LO QUE PREVIAMENTE SE HABIA PLANIFICADO, CON EL RESULTADO OBTENIDO.

Las Técnicas  y las áreas de control:
Mediante la siguiente tabla se verifican las necesidades que se debe controlar, por áreas

ARREAS
TIPO DE CONTROL
PRODUCCIÓN
CALIDAD
CANTIDAD
COSTOS
MERCADOTECNIA
VOLUMEN DE VENTAS
GASTOS DE VENTAS
GASTOS DE PUBLICIDAD
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
RELACIONES LABORALES
ROTACIÓN DE PERSONAL
AUSENTISMO
FINANZAS Y CONTABILIDAD
GASTOS DE CAPITAL
INVENTARIO
FLUJO DE CAPITAL