EL PROCESO A
SEGUIR PARA ADMINISTRAR:
Cada una de las funciones que un administrador realiza,
encierra una serie de hechos que son necesarias y de mucha utilidad para que
una organización logre sus objetivos.
El proceso administrativo se desarrolla paralelamente o
simultáneamente en atención a las necesidades y objetivos de la organización.
- PLANIFICACION
- ORGANIZACION
- DIRECCION
- CONTROL
1.-
PLANIFICACIÓN:
Es el primer paso y consiste en
decidir por adelantado qué hacer, cómo, cuando hacerlo y quien ha de hacerlo.
Es la teoría de todo lo que se piensa realizar y lo que conlleva.
El
planeamiento traza un camino a seguir para el futuro, es una toma de decisiones
de lo que debe hacerse en el futuro. Con este primer proceso le empezamos a dar
forma a lo que realmente deseamos.
Ventajas:
-Ayuda a
contrarrestar el cambio
-Concentra
la atención en los objetivos
-Ayuda a
bajar los costos
-Facilita
el control
ELEMENTOS
Es la declaración de los propósitos, de las actividades y
de los responsables del logro de los objetivos. Es saber y entender cuales son
tus objetivos que debes cumplir.
Señala hacia donde se quiere estar dentro de un período
determinado de tiempo. Es todo lo que la empresa quiere llegar a ser.
Los Objetivos:
Constituyen el plan inicial y básico. Representan los
fines hacia los cuales se dirige toda la actividad que se haga, se clasifican
en Generales (Todo) y específicos (dentro del todo).
Las Políticas:
Son lineamientos o normas generales que guían a la toma
de decisiones.
Estrategia:
Es la política de acción, es la forma como se logra que
se cumplan las políticas.
EL PROCESO DEL PLANEAMIENTO
1.-DEFINIR EL OBJETIVO
2.-RECOPILAR INFORMACIÓN
3.-DESARROLLAR ALTERNATIVAS
4.-ANALISAR ESAS ALTERNATIVAS
5.-ELECCION DE LA ALTERNATIVAS
6.-EJECUCION DEL PLAN
7.-CONTROL DEL PLAN
2.-LA ORGANIZACIÓN :
Es la segunda etapa del proceso y consiste en agrupar las
actividades necesarias para lograr objetivos, se le asigna a cada grupo un
administrador con autoridad para supervisarlo y el establecimiento de las
medidas necesarias para entablar una coordinación horizontal y vertical en la
estructura organizativa de la empresa.
ELEMENTOS DE UNA
ORGANIZACIÓN:
a.-Personas:
Es el grupo humano que conforma una organización y cada
uno aporta: experiencias, habilidades, aptitudes, conocimientos, etc.
b.-Actividades:
Esto es el proceso de departamentalización y constituye
en asignar las tareas y responsabilidades a cada persona.
c.-Relaciones de
autoridad:
A medida que la organización aumenta de tamaño, la
interdependencia se hace mas compleja y se necesita una efectiva DELEGACIÓN DE
AUTORIDAD, acompañado por el establecimiento de jerarquías.
Proceso de
Organizar:
1.-ESTUDIAR EL PLAN DE LA EMPRESA
2.-DEPARTAMENTALIZACION
3.-DESCRIBIR LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD ORGANIZACIONAL
4.-ASIGNAR EL PERSONAL REQUERIDO
5.-DELEGAR AUTORIDAD
6.-ELABORAR EL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO O EMPRESA
ORGANIGRAMA JERARQUICO:
Es un bosquejo o gráfico en donde se establece la DEPARTAMENTALIZACION
de los cargos con las funciones de todos los integrantes de una organización.
Establece los cargos y las funciones de cada uno.
3.- DIRECCION:
Es el tercer proceso administrativo, llamada también
actuación o ejecución.
Aquí se fortalece la relación interpersonal entre una
persona que orienta, guía, toma decisiones y coordina, con un administrador y
un grupo de subordinados.
Elementos de la
dirección:
a.-Coordinación:
Abarca, principalmente las relaciones que existen entre
las tareas y actividades, estas deben ajustarse en forma y tiempo al logro de
un objetivo o finalidad general.
b.-Supervisión:
Es el personal que se encarga de verificar y controlar la
ejecución de las tareas asignadas. Se caracteriza por ser un líder con
autoridad, poder y responsabilidad.
c.-Motivación y
desempeño:
UNA ALTA MOTIVACIÓN se caracteriza por recompensar la
labor bien hecha y/o servir de apoyo cuando así se requiera.
Técnicas de
motivación:
-Dar
participación a los trabajadores en la toma de decisiones
-Fomentar
la interacción
-Dar
responsabilidad por las tareas asignadas
-Retroalimentación
oportuna
-Aumento
de sueldo
-Felicitar
-Estudios
o cursos
d.-Liderazgo:
Es la técnica que usa un líder como recurso para lograr
que las personas le sigan.
LIDER:
Es la
persona que posee diversas cualidades, y logra influir en el comportamiento
humano de las personas que le rodean.
Características
de un buen líder:
-Flexibilidad
-Equidad y Justicia
-Honestidad
-Responsabilidad
-Conocimiento y Cultura General
-Motivación al Logro
-Iniciativa y Capacidad Emprendedora
-Visión de Futuro
TIPOS DE LIDERAZGO:
DEMOCRATICO:
Llamado así por su característica de pedir opiniones y
escuchar sugerencias, pero siempre es el líder el que tomará la decisión.
AUTOCRÁTICO:
Este líder no consulta ni pide opiniones, es tajante en
sus decisiones y sin derecho a replica las hace cumplir.
LIBERAL:
Este líder deja que sus trabajadores tomen las riendas de
todo.
e.-La Comunicación :
Es el proceso mediante el cual se cumplen con la
funciones administrativas: Planificar, organizar, dirigir y controlar.
Dentro de una organización es muy común encontrarse con
Barreras que hacen imposible la efectiva comunicación.
4.-EL CONTROL:
Este cuarto proceso administrativo, se detectan fallas y
se corrigen los errores para que no vuelvan a ocurrir. Esto se hace en conjunto
con la planificación, supervisión y evaluación de los resultados obtenidos.
AQUÍ SE REVISA LO QUE OCURRE CONSTANTEMENTE Y SE ANOTA
TODO PARA SU ANÁLISIS. ESTA DE LA
MANO CON LA
PLANIFICACIÓN , DEBIDO A QUE SE COMPARA LO QUE PREVIAMENTE SE
HABIA PLANIFICADO, CON EL RESULTADO OBTENIDO.
Las
Técnicas y las áreas de control:
Mediante la siguiente tabla se verifican las necesidades
que se debe controlar, por áreas
|
ARREAS
|
TIPO DE
CONTROL
|
|
PRODUCCIÓN
|
CALIDAD
CANTIDAD
COSTOS
|
|
MERCADOTECNIA
|
VOLUMEN DE VENTAS
GASTOS DE VENTAS
GASTOS DE PUBLICIDAD
|
|
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
|
RELACIONES LABORALES
ROTACIÓN DE PERSONAL
AUSENTISMO
|
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FINANZAS Y CONTABILIDAD
|
GASTOS DE CAPITAL
INVENTARIO
FLUJO DE CAPITAL
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